DXは単なる業務効率化ではありませんが、DX推進はデジタル技術を活用した業務効率化から始まります。本記事ではDXが業務効率化につながる課題や推進を阻む課題を紹介。DXと似た言葉との違いも解説します。本記事の内容を理解し、業務のムリ・ムダ・ムラを見つけることから、DX推進を始めてみましょう。

1. DXは業務効率化から始めよう

業務効率化はDX推進のための最初のステップです。まずは業務効率化のために、業務プロセスを可視化してみましょう。

たとえばタスク管理やプロジェクト管理などのツールを活用して、業務プロセスを細かなタスクに細分化してみてください。そうすることで、その中に潜む無駄なタスクや非効率なプロセスが見えてくるはずです。

業務の無駄を見つけたら、それをなくすために、デジタルツールの導入を検討しましょう。業務効率化を図り、そこで得られたデータやノウハウを基盤に、さらなるDX推進へとつなげていくことが成功への道筋となります。

2. DXと業務効率化の違いとは

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用し、ビジネスに変革を起こすことです。ビジネスプロセスを変革したり、既存のビジネスに新たな価値を付加したり、新しいビジネスモデルを創出したりすることがこれにあたります。

業務効率化は、DXの「ビジネスプロセスの変革」にあたります。デジタル技術を活用することで一部業務を自動化したり、飛躍的に効率化させたり、大幅な効率化はビジネスプロセスの変革といえるでしょう。

3. DXが業務効率化と生産性向上につながる理由

DXを推進することで、なぜ業務効率化や生産性向上が実現するのでしょうか。その理由を3つのポイントに絞って解説します。

3-1. 業務のムリ・ムダ・ムラがなくなる

デジタル技術を活用することで、業務プロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」を削減できます。たとえば、これまで担当者によってバラバラだった業務フローを標準化するとしましょう。システムで一元管理することで、無駄な作業や重複をなくし、業務を効率化できます。

また、RPAをはじめとするツールを導入すれば、単純作業を自動化し、効率化やヒューマンエラーの防止にもつながります。

3-2. 情報の蓄積や分析、共有がしやすくなる

DXによって、さまざまな情報をデジタル化し、データベースに蓄積することが可能になります。これにより、必要な時に必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。情報の共有や分析もスムーズになるでしょう。

3-3. 働きがいや従業員エンゲージメントが向上する

DXを推進することで、従業員の働きがいを高められます。組織に対する貢献心や愛着心といった、従業員エンゲージメントの向上も期待できます。

DX推進により、従業員は単純作業やルーティンワークから解放され、より創造的な仕事に集中できるようになるでしょう。また、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現することは、ワークライフバランスを改善します。これらにより、従業員のモチベーションや満足度を高めることも可能です。

4. DX推進による業務効率化が企業にもたらす5つのこと

DXを推進することで、企業にさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な5つのメリットを紹介します。

4-1. 業務効率化

DXによって、これまで手作業で行っていた業務を自動化したり、データの共有や分析をスムーズに行えるようにしたりできます。

これにより、業務効率は大幅に向上するでしょう。たとえば、RPA（PC操作を記録し自動で実行するツール）を導入すれば、定型的な事務作業を自動化できます。自動化により空いた時間と労力で、担当者はより創造的な業務に集中できます。

RPAよりも簡単な方法で、業務を効率化することもできます。たとえば、給与計算システムと勤怠管理システムを連携させて給与計算のスピードアップと集計ミス防止をしたり、紙の請求書を電子請求書に変えて封入や郵送の手間をなくしたりです。

4-2. 生産性向上

業務効率化と並行して、従業員の生産性向上も期待できます。一部業務の自動化、システム活用による業務プロセスの短縮などにより、従業員はルーティンワークからある程度解放されるでしょう。

ルーティンワークが減って浮いた時間で、売上や利益に直接つながる業務、つまり生産性の高い業務に充てられる時間を増やせます。

また、無駄な作業を減らすことは従業員のパフォーマンスアップにもつながります。煩雑な作業や度重なる確認作業を減らせば、従業員は集中力や創造性を保ちやすくなるでしょう。デジタル技術を活用し、必要な情報にすぐにアクセスできる環境を整えることで、データドリブンな意思決定もしやすくなります。

4-3. コスト削減

DXによる業務効率化、さまざまなデータ・媒体のデジタル化は、大幅なコスト削減につながります。たとえばデジタル技術により給与計算や確認作業といったバックオフィス業務を半自動化することで、これにかけていた人件費を大幅に減らせるでしょう。

データ・媒体のデジタル化は、コスト削減によりダイレクトにつながります。たとえば紙の請求書を電子請求書に変えれば、印刷にかかる紙やインクの費用、郵送費などは不要に。また、電子契約には収入印紙がいらないため、印紙税の削減にもなります。

請求書をはじめとする帳票を電子化し、電子帳簿保存法に則り管理すれば、紙原本の保存は不要です。これと同時にリモートワークを推進すれば、帳票の保管スペースやオフィススペースの節約になり、より賃料の安いオフィスに引っ越すこともできるでしょう。

4-4. リスク回避

業務効率化以外にも、DXを推進するメリットは多くあります。そのひとつがリスク回避です。

サイバー攻撃や自然災害などのリスクに対して、DXは有効な対策となります。重要なデータをクラウドサービスで保管することで、データの損失や漏えいのリスクを軽減できます。

クラウドサービスのセキュリティ管理はベンダーが行うのも、リスク回避につながるポイントです。ITやセキュリティに明るくなく、自社で十分な対策ができない企業にとっては、データを自社保管からクラウド保管に切り替えるだけでも、セキュリティの強化になりえます。

また、DX推進の過程でデータが蓄積されること、蓄積されたデータを分析することは、リスクの早期発見にもつながります。結果として、従来よりも早くリスクに気づき、より適切な対策を取れるでしょう。

4-5. 新しい価値の創出

業務効率化はDX推進の第一歩といえますが、DXそのものではありません。DXの最終目標は変革といえるレベルでのビジネスプロセスの変革、ビジネスに新しい価値を付加することです。

たとえば顧客データを分析しニーズに合わせたサービスを開発したり、IoTを活用して新たな製品やサービスを生み出したりするなど、DXは企業の成長を加速させる可能性を秘めています。

【まとめ】業務効率化から、無理なくDXを始めよう

DXは単なる業務効率化ではなく、デジタル技術を活用し、ビジネスプロセスやビジネスモデルを変革させることです。

ただ、いきなり壮大な計画を実行しようとしても、失敗してしまうでしょう。業務効率化のような小さなことからDXに取り組み始めることが、DXを着実に推進していくための近道です。

DXを成功させるためには、業務効率化だけでなく、デジタル技術を活用したビジネスプロセスの変革が欠かせません。当社のDX支援サービスでは、貴社の現状に合わせた最適なソリューションを提供し、業務効率化から新しい価値の創出までを全面サポートします。RPA導入やデータ活用、クラウド導入など、DX推進に必要なステップを一緒に進めていきます。まずはお気軽にご相談ください。

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